Come pianificare un evento aziendale: una guida passo-passo

Pianificare un evento aziendale può sembrare complicato, e per certi versi anche difficile. Ecco perché ci siamo qui noi, con una guida semplice da seguire e altrettanto chiara: con un po’ di preparazione, una comprensione chiara degli obiettivi e un approccio strutturato, pianificare un evento aziendale diventa un’esperienza gratificante e produttiva. 

Un evento ben organizzato può migliorare la reputazione della tua azienda, aumentare il morale dei dipendenti e rafforzare le relazioni con clienti e partner, quindi prenditi qualche minuto e leggi i nostri consigli, che toccano tutte le fasi fondamentali del processo.

Eventi aziendali: quanti tipi esistono?

Prima di entrare nel cuore della pianificazione, è importante capire che tipo di evento aziendale stai organizzando. 

Gli eventi aziendali possono assumere molte forme. Per esempio, potresti voler organizzare:

• conferenze
• seminari
• ritiri aziendali
• feste di fine anno
• lanci di prodotti
• fiere commerciali
• workshop di formazione
• celebrazioni di anniversari aziendali

Ogni tipo di evento ha le sue peculiarità, ma il processo di pianificazione di base rimane lo stesso. Il primo consiglio che vogliamo darti, quindi, è proprio questo: stabilisci la tipologia del tuo evento aziendale e continua basandoti sulla scelta che hai fatto.

Pianificare un evento aziendale: il budget

Stabilire un budget richiede un’analisi accurata e completa di tutti i costi previsti. Alcuni di questi saranno subito evidenti e facilmente quantificabili. Per esempio, le spese per la location e il catering sono elementi che dovrebbero essere facilmente previsti e inseriti nel budget (con noi di Ask4Location è esattamente così, sai subito quanto spendi e per cosa!). Location per eventi in tutta Italia aspettano solo di essere scoperte!

La pianificazione di un evento, però, va ben oltre l’affitto di uno spazio e il risolvere la ristorazioe. Ci sono molti costi meno evidenti che possono facilmente sfuggire se non si è esperti nell’organizzazione di eventi. Un esempio? Le spese di viaggio per gli ospiti, soprattutto se l’evento prevede la presenza di relatori o ospiti d’onore provenienti da altre città o paesi. Inoltre, possono esserci costi associati ai gadget promozionali, che spesso vengono distribuiti come parte dell’evento.

Un aspetto cruciale della gestione del budget è la previsione di un margine per eventuali spese impreviste: non importa quanto si sia accurati nella pianificazione, c’è sempre la possibilità che si verifichino costi imprevisti ed è importante avere un cuscino finanziario per coprire queste eventualità.

Infine, ricorda che un buon budget può anche essere uno strumento strategico per ottimizzare l’allocazione delle risorse. Ti aiuterà a capire dove dovresti spendere di più per ottenere il massimo impatto e dove puoi risparmiare senza compromettere la qualità dell’evento. 

Scegliere la location per un evento aziendale

La scelta della location giusta è fondamentale per un evento aziendale: lo spazio scelto può influenzare in modo significativo l’atmosfera e l’impressione generale dell’evento.

Prima di tutto, la location deve essere adeguata alla dimensione dell’evento, così che il numero di partecipanti sia in armonia con lo spazio disponibile. Poi, lo spazio deve essere facilmente accessibile per i partecipanti e questo vale non solo per la sua posizione geografica, ma anche per la facilità nel raggiungerlo con i vari mezzi di trasporto. Assicurati che la location sia ben servita da trasporti pubblici e che ci sia disponibilità di parcheggio per chi arriva in auto.

Anche le strutture della sede rivestono un ruolo significativo. Ci sono sufficienti servizi igienici? C’è un’area dedicata per il catering? C’è un palco per i relatori? Questi dettagli possono sembrare piccoli, ma possono fare una grande differenza nell’esperienza complessiva degli ospiti.

Lo sappiamo, la scelta della location ideale per un evento aziendale può sembrare un compito difficile, ecco perché, se ti trovi ad affrontare queste sfide, rivolgerti a professionisti come la nostra agenzia può fare la differenza. Con la nostra esperienza, possiamo aiutarti a trovare la location perfetta che si adatta alle tue esigenze specifiche. Abbiamo una vasta selezione di luoghi unici che possono essere perfetti da associare al tuo evento. 

Contattaci per scoprire come possiamo facilitare la tua ricerca della location perfetta per il tuo prossimo evento aziendale.

Selezione di fornitori e aziende

La pianificazione di un evento aziendale implica spesso la collaborazione con una serie di fornitori, tra cui catering, audio/video, decorazioni, e altro ancora. 

È importante selezionare fornitori di fiducia con una buona reputazione nel loro campo. Prima di firmare qualsiasi contratto, assicurati di comprendere i loro termini di servizio e di avere una chiara comprensione di ciò che è incluso nel prezzo. 

Creare un calendario dell’evento

La creazione di un programma dettagliato per l’evento è un altro passo fondamentale. Questo dovrebbe includere ogni aspetto dell’evento, dalla preparazione e allestimento, all’accoglienza dei partecipanti, ai discorsi, alle pause per il cibo e il networking, fino alla conclusione e allo smontaggio. 

Questo calendario deve essere condiviso con tutti i membri del team dell’evento, così come con i fornitori e gli ospiti chiave, per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Marketing e promozione dell’evento aziendale

Una volta che i dettagli dell’evento sono stati stabiliti, è il momento di iniziare a promuoverlo. 

Questo può includere l’invio di inviti, la creazione di contenuti promozionali, l’uso dei social media, l’invio di comunicati stampa e l’uso di altri canali di marketing. Ricorda di comunicare chiaramente i dettagli dell’evento, compreso il motivo per cui le persone dovrebbero voler partecipare, e di fornire un modo semplice per registrarsi o acquistare i biglietti. Promuovere un evento è fondamentale: ricordalo sempre!

Come gestire l’evento aziendale il giorno stesso

Il giorno dell’evento, è fondamentale avere un piano solido per garantire che tutto vada liscio. Questo significa avere un team di persone dedicate a vari compiti, come l’accoglienza dei partecipanti, la gestione del catering, l’assistenza tecnica, e altro ancora. 

Inoltre, è utile avere un coordinatore dell’evento o un team di coordinamento che possa supervisionare tutto e risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Errori comuni da evitare nella pianificazione di eventi aziendali

Durante la pianificazione di un evento, ci sono alcuni errori comuni che dovresti cercare di evitare. Per esempio, la mancata creazione di un budget adeguato, la scelta di una location inappropriata, la mancata considerazione delle esigenze dei partecipanti, la mancata pianificazione per eventuali problemi tecnologici, una promozione inefficace dell’evento o l’assenza di un piano di contingenza per eventuali problemi il giorno dell’evento. 

Conoscere questi errori comuni ti aiuterà a evitare le trappole comuni e a garantire che il tuo evento sia un successo.

Se hai bisogno di supporto, devi sapere alcune cose…

Sembra ancora difficile organizzare un evento aziendale?

Con questa guida, abbiamo provato a darti un supporto concreto, indicandoti i consigli e gli step da seguire passo dopo passo. Se ancora non è sufficiente, vogliamo ricordarti che hai a disposizione i nostri esperti per una prima consulenza: possiamo supportarti in ogni fase del processo, assicurandoci che il tuo evento aziendale sia non solo un successo, ma anche un evento memorabile per tutti i partecipanti. 

Contattaci per saperne di più su come possiamo aiutarti a realizzare il tuo prossimo evento.